Inspireren van goedopgeleide professionals

Recentelijk hebben wij voor een internationaal IT bedrijf vier verschillende teams geholpen met verschillende vragen.

We zoomen vandaag in op de vraag van een van de teams;

“Hoe kunnen wij de aantrekkelijkheid van het werk verhogen zonder wezenlijk de opdracht van de afdeling te veranderen? Het is belangrijk om onze goedopgeleide, jonge schaarse medewerkers te behouden, maar het dagelijkse werk moet wel worden gedaan.”

Inleiding

Vanuit mijn ervaring kan ik stellen dat motivatie en inspiratie vaak te maken heeft met;

• een aansprekende visie;
• de kans om er echt toe te doen;
• autonomie om zelf zaken aan te pakken;
• en onderlinge verbinding

Om een stap verder te gaan dan deze algemene (nuttige) topics hebben we meer informatie nodig van de individuele teamleden. Daarvoor maken wij gebruik van de Life Language methode. Dus wij willen antwoord op de vraag ‘met wie hebben we te maken, wie zijn de teamleden?’

Om daar achter te komen nemen wij van alle deelnemers vooraf een Life Language Profiel af. Zo’n profiel geeft inzicht in de communicatievoorkeuren en is een geweldig hulpmiddel gebleken in het ‘kennen van jezelf’ en in de interactie met anderen. Ook van het gehele team kan een profiel worden gemaakt wat voor de leden erg verhelderend werkt. Een teamlid krijgt inzicht in hoeverre hij/zij overeenkomt met het team of juist afwijkt. Voor de methodiek verwijs ik graag naar het boek Communicatie-intelligentie  van Fred en Anna Kendall. Op onze website heb ik een korte introductie opgenomen https://www.zipon.nl/life-languages-communicatie-profiel/

Daarin is van belang dat een ieder scoort op zeven communicatietalen en dat per taal inzicht wordt gegeven in je kwaliteiten, je filtervragen (gekleurde bril), jouw behoeften van anderen, welke passie jou drijft, je sterkste eigenschap, jouw stress signalen en welke essentiële kwaliteiten je nog kunt ontwikkelen. Via bovenstaande link kom je bij een overzicht van de zeven talen (Succes Communication Key).

De informatie die de profielen oplevert is zeer behulpzaam bij het aanpakken van de vraag. Maar voordat we naar de praktijkopdracht gaan is het nog belangrijk om te weten dat de zeven talen op twee manieren in te delen zijn. Iedere taal heeft een voorkeur voor ‘actie’, ‘voelen’ of ‘denken’. En iedere taal is vooral gericht op ‘toekomst’, ‘heden’ of ‘verleden’. Zie het volgende overzicht.

 

Als voorbeeld nemen we de taal ‘Mover’. De Mover is innovatief, direct en hanteert hoge standaardaarden. In het model zie je dat de Mover houdt van toekomstgerichte actie. Dus geen focus op alles wat vandaag gedaan moet worden, maar op grote, vernieuwende actie die past bij zijn/haar visie. De Mover zit niet graag in de denk-tank (Contemplator), maakt geen uitgebreide plannen (Shaper) of besteedt veel tijd aan het enthousiasmeren van een team (Influencer). De Mover is vernieuwend en gaat actief voorop.

 

 De uitgangssituatie

 De afdeling bestaat uit 12 hoogopgeleide jonge IT’ers die verantwoordelijk zijn voor het monitoren van systemen van klanten. Daarbij is het belangrijk om de vele meldingen nauwkeurig te behandelen en daarbinnen alert te signaleren als er verdere actie nodig is. In de afgelopen maanden heeft de teamleider ervaren dat het team behoefte heeft aan verdere teamontwikkeling. Aanleiding daarvan zijn gevallen van miscommunicatie en afstemmingsproblemen. Doordat het team snel wisselt van samenstelling zijn er ook (nog) cultuurverschillen tussen de leden. De jonge ambitieuze medewerkers hebben daarnaast behoefte aan meer verbinding en inzicht in hun ontwikkelingsmogelijkheden.

Voor de teamleider is het de uitdaging om hen te blijven motiveren totdat de gelegenheid van doorstromen zich voordoet.

 

De gekozen aanpak

 Allereerst krijgen de teamleden individueel een gesprek naar aanleiding van hun profiel. Hierin krijgen ze uitleg, maar wordt vooral ingezoomd op wat herkenbaar en relevant is, en hoe ze dit kunnen gebruiken voor hun persoonlijke ontwikkeling.

We hebben besloten om een workshop te houden met het hele team ook al was dit planning technisch een uitdaging. Vooraf hebben de leden de volgende thuisopdracht uitgewerkt:

• Lees je profiel en focus op de drie talen (van de zeven) waarop je het hoogste scoort. Gezien deze top drie, welke kwaliteiten voeg jij dan toe aan het team? Wat zijn jouw behoeften binnen het team en in hoeverre worden die behoeften ingevuld? Wat zijn voor jou de essentiële te ontwikkelen kwaliteiten?
• Wanneer is voor jou de workshop geslaagd?

Door deze thuisopdracht kreeg een ieder weer helderheid over het eigen profiel. Dit geeft vaak verrassende inzichten die waardevol zijn voor hen persoonlijke ontwikkeling. In de workshop zelf gaan we vooral in op de relatie tussen de individuele profielen met het groepsprofiel en hoe je met die kennis zowel de Prestatie als het Plezier kunt verhogen.

De workshop bestond uit twee hoofdblokken; ‘Groepsprofiel’ en ‘Prestatie & Plezier’.

 

Het groepsprofiel

Alle individuele profielen opgeteld vormen samen het groepsprofiel. Het schema hieronder geeft de scores hiervan weer. De zeven talen zijn hier onderverdeeld in twee categorieën;  ‘present’ en ‘future’ en in ‘thinking’, ‘feeling’ en ‘action’. Alleen de top twee talen van de teamleden zijn meegenomen.

Uit privacy redenen zijn de namen aangepast. Voor het team was direct zichtbaar wie er afwijkt van het gemiddelde en dus een afwijkend profiel had. Zo zou het kunnen zijn dat Jeroen (think-present) weinig aansluiting vind als hij de alledaagse taken beter zou willen structureren. De vraag waar het team mee aan de gang is gegaan in groepen van vier personen: Wat zegt dit profiel over het team en over de dienstverlening en wat zijn de valkuilen? Vervolgens hebben de groepen hun bevindingen gepresenteerd en besproken.

Belangrijkste bevindingen;

• Uit deze score blijkt dat het team veel meer gericht is op denken dan op voelen en actie.
  • Recente conflicten kwamen aan de orde waarin dagelijkse acties niet werden uitgevoerd. De ‘Doers’ (act-present) stoorden zich daaraan en begrepen nu dat dit niet door luiheid werd veroorzaakt, maar door een ander profiel. Kenmerkend van de afdeling is dat veel acties vandaag moeten worden afgehandeld. De vraag naar ‘Doers’ lijkt hoger dan de hun beschikbaarheid.
  • De groep ervaart ook een tekort aan ‘echt’ contact (feel-present) en aan social events (feel-future). Het denken is zo sterk vertegenwoordigd dat de Voelers hun kracht niet voldoende lijken in te zetten (dat hoort hier niet). Deze misvatting kwam aan het licht, samen met de openbaring dat de Denkers wél behoefte hebben aan contact.
  • Het team ervaart dat ze elkaar ook te weinig aanspreken op resultaten. Iedereen zit teveel in de eigen bubbel. Er is dus niet alleen behoefte aan ‘echt’ sociaal contact, maar ook werkinhoudelijk. Overigens bleek er een grote drempel bij het geven van feedback.
• De Shaper (act-future) komt in niemands top 2 voor. Deze taal is gericht op toekomstgerichte actie. Het gevolg is dat dit team geen grote innovatieve, baanbrekende rol zal spelen in de organisatie. De Mover neemt vaak een directe stijl met zich mee en durft moeilijke zaken bespreekbaar te maken. Dat kan in dit team gemist worden.
• Binnen de Denk-talen valt op dat er veel energie is voor analyses (Contemplator) en voor het maken van plannen voor de toekomst (Shaper), maar dat de Producer erg laag scoort. De Producer is de denktaal van het heden. Nu de zaken op orde hebben (managen). Dit verklaart waarom logische zaken lang niet altijd goed geregeld zijn in het team.

Tijdens dit blok is het team echt met elkaar in gesprek geraakt wat veel begrip en inzicht heeft opgeleverd. Het gevolg is dat ze elkaar gemakkelijker kunnen opzoeken en elkaar beter kunnen begrijpen.

Het tweede blok dient om zo praktisch mogelijke stappen te zetten met elkaar waardoor de prestatie van de afdeling verbeterd en het plezier voor de teamleden groeit.

 

Prestatie & Plezier

In dit 2^e deel van de workshop gaan de teamleden aan de gang met de concrete toepassing van het geleerde. De vraag waarmee ze aan de gang mochten:

Gezien het mandaat van de afdeling…
met kennis van het groepsprofiel en de individuele profielen…
wat kunnen wij als team beter doen op het gebied van samenwerking en communicatie…
ten behoeve van onszelf en ten behoeve van de klant?

De ene helft van het team begon met de verbeteringen t.b.v. de klant, de andere helft met verbeteringen t.b.v. de eigen afdeling. Halverwege werden de flip charts uitgewisseld en verder aangevuld.

Dit leverde in totaal zo’n 16 concrete ideeën op die later deels zijn geïmplementeerd. Het effect van de workshop, naast concrete verbeteringen, was vooral te merken aan de betrokkenheid en waardering van de teamleden. De waarde daarvan is lastig in geld uit te drukken, maar overstijgt zeker de investering van zo’n 4 uren per persoon. Het loont om alle leden te betrekken bij verbeteringen!